Должностная инструкция ведущего специалиста административного отдела

Инструкции

1105 Общие положения

1105.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Ведущего специалиста Административного отдела, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями.

1105.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

1105.3 Переименование, ликвидация должности Ведущего специалиста, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

1105.4 Ведущий специалист Административного отдела непосредственно подчиняется Руководителю ГАО АдмО.

1105.5 У Ведущего специалиста подчиненных нет.

1105.6 Ведущий специалист может замещать Специалиста по административной работе АдмО на время его отсутствия.

1105.7 На время отсутствия Ведущего специалиста его замещает Специалист по административной работе.

1106 Цели и должностные обязанности

1106.1 Деятельность Ведущего специалиста АдмО направлена на достижение следующих целей:

1106.1.1 Организация делопроизводства, систематизация учета документов и обеспечение их сохранности;

1106.1.2 Обеспечение проездными документами командируемых сотрудников;

1106.1.3 Обеспечение подразделений ГП XXX подписными изданиями.

1106.2 Для достижения установленных целей Ведущий специалист АдмО исполняет следующие обязанности:

1106.2.1 Обеспечивает подразделения ГП периодическими изданиями;

1106.2.2 Осуществляет оформление и контроль своевременной оплаты заказанных периодических изданий;

1106.2.3 Оформляет приказы о командировках и командировочные удостоверения, обеспечивает их сохранность;

1106.2.4 Обеспечивает командируемых сотрудников проездными документами;

1106.2.5 Осуществляет оформление и контроль своевременной оплаты предоставляемых услуг по осуществлению деловых поездок сотрудников XXX ; участвует в сверках;

1106.2.6 Осуществляет оформление бухгалтерской документации в ПО ТМЦ-32;

1106.2.7 Осуществляет быстрый поиск документов по запросам и при срочной необходимости;

1106.2.8 Проводит экспертизу практической ценности архивных документов, ревизию хранящихся документов в соответствии с установленными сроками хранения;

1106.2.9 Организует размещение командируемых сотрудников филиалов в гостиницах;

1106.2.10 Осуществляет резервирование переговорных помещений;

1106.2.11 Осуществляет учет рабочего времени сотрудников АдмО;

1106.2.12 Обеспечивает организацию перевода текста, оформление и контроль своевременной оплаты предоставляемых услуг по переводу текста;

1106.2.13 Проводит тендеры и заключение договоров с компаниями, предоставляющими услуги.

1106.3 Для достижения установленных целей Ведущий специалист осуществляет взаимодействие с иными организациями:

- с туристическими операторами по вопросам организации бронирования, оформления и получения авиа и железнодорожных билетов;

- с компаниями, через которые осуществляется подписка на периодические издания по вопросам обеспечения подразделений ГП XXX подписными изданиями;

- с компаниями, осуществляющими перевод текста.

1107 Показатели оценки деятельности

Деятельность ведущего специалиста оценивается на основе следующих показателей:

1107.1 Своевременность оформления командировок сотрудников (подготовка необходимых

Для командировки документов, заказ и бронирование билетов);

1107.2 Своевременность доставки периодических изданий в подразделения;

1107.3 Качественное и своевременное выполнение, возложенных настоящей Должностной инструкцией, обязанностей.

1108 Общекорпоративные нормы

1109 Права

Ведущий специалист имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:

1109.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от

Всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции.

1109.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей

Компетенции.

1109.3 Давать методические указания и разъяснения сотрудникам отделов

«XXX по вопросам в рамках своих функциональных обязанностей.

1109.4 Выступать с инициативами, которые направлены на улучшение качества своей работы, работы группы, отдела в целом.

1110 Ответственность

Ведущий специалист несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

- в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;

- в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

1111 Требования к работнику при приеме на работу

Общие обязательные требования

7.1

Образование

Среднее специальное, высшее

7.2

Опыт работы

От 1 года в области делопроизводства

7.3

Профессиональные навыки

Знание оргтехники, электронной почты, знание делопроизводства и организации архивного хранения дел.

Специальные требования

7.4

Знание специального ПО, технических систем

Пользователь MS Office.

7.5

Знание нормативной документации

Знание ГОСТов, касающихся делопроизводства и документационного обеспечения управления.

7.6

Владение методиками

Знание основ разработки и формирования нормативных и распорядительных документов.

1112 Словарь специальных терминов и сокращений

Термин, сокращение

Определение термина, сокращения

8.1

ГП

Головное предприятие "XXX "

8.2

АдмО

Административный отдел

8.3

ГАО

Группа административного обеспечения

8.4

ПО ТМЦ-32

Программное обеспечение по оформлению ТМЦ-1/УС (служебная записка о принятии к учету услуг по факту).

Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного должностного лица.

1113 Лист ознакомления

С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности. Копию должностной инструкции получил.

Похожие статьи:

ИнструкцииДолжностная инструкция ведущего специалиста контрольно-аналитического отдела

ИнструкцииДолжностная инструкция ведущего специалиста группы управления хозяйственной деятельностью филиалов

ИнструкцииДолжностная инструкция ведущего специалиста группы оптимизации бизнес-процессов

ИнструкцииДолжностная инструкция ведущего специалиста отдела кадров

ИнструкцииДолжностная инструкция ведущего специалиста банка

Комментарии (0)

Нет комментариев. Ваш будет первым!