Должностная инструкция личного помощника

Инструкции

I. Общие положения

1.1. Личный помощник генерального директора ЗАО "Шанс" отвечает за полное, своевременное и качественное осуществление контроля за надлежащим исполнением приказов, поручений и распоряжений руководителя предприятия, связанных с подготовкой документов, а также за сохранность используемых в работе документов (сведений), содержащих коммерческую тайну.

1.2. Квалификационные требования: среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальная подготовка по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 3-х лет, в том числе на данном предприятии не менее 1-го года.

1.3. В практической деятельности должен руководствоваться:

1.3.1. Инструкцией по документационному обеспечению управления (ДОУ) предприятием;

1.3.2. Положением о службе ДОУ предприятия;

1.3.3. Правилами внутреннего трудового распорядка;

1.3.4. Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;

1.3.5. Настоящей должностной инструкцией.

1.4. Должен знать:

1.4.1. Нормативно-правовые акты, другие документы и материалы по организации контроля за исполнением поручений, документов и резолюций.

1.4.2. Формы и методы контроля исполнения поручений, документов и резолюций.

1.4.3. Организационную структуру предприятия.

1.4.4. Схему организационного взаимодействия службы ДОУ со структурными подразделениями предприятия.

1.4.5. Отраслевые стандарты унифицированной системы делопроизводства (УСД).

1.4.6. Основы трудового законодательства РФ.

1.4.7. Основы экономики, организации труда и управления предприятием.

1.4.8. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, используемые в процессе выполнения должностных обязанностей.

II. Должностные обязанности

2.1. Личный помощник обязан:

2.1.1. Проверять соответствие подготавливаемых на предприятии проектов приказов и распоряжений документам вышестоящих организаций, на основе которых они издаются.

2.1.2. Заполнять контрольные карточки, вести картотеки учета приказов, распоряжений и других документов, а также поручений, требующих контроля за их исполнением.

2.1.3. Вести оперативный учет прохождения документов.

2.1.4. Анализировать причины несвоевременного выполнения поручений, документов и резолюций.

2.1.5. Информировать руководителя предприятия о состоянии исполнения документов.

2.1.6. Принимать участие в подготовке предложений по совершенствованию системы контроля за исполнением поручений, документов и резолюций на предприятии, а также в разработке мероприятий по рационализации документооборота предприятия.

2.2. Личный помощник должен своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять начальнику службы ДОУ отчетную и иную служебную документацию.

2.3. Регламент рабочего времени личного помощника соответствует режиму рабочего времени руководителя предприятия. Время труда и отдыха в течение рабочего дня регламентируется Правилами внутреннего трудового распорядка предприятия.

В случае служебной необходимости личный помощник может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно в порядке, предусмотренном Трудовым кодексом РФ.

III. Права работника

3.1. Личный помощник имеет право:

3.1.1. Принимать решения в целях обеспечения повседневной деятельности - по всем вопросам, относящимся к его компетенции.

3.1.2. Запрашивать у ответственных исполнителей структурных подразделений информацию о поручениях, документах и резолюциях, подлежащих контролю.

3.1.3. Готовить и представлять начальнику службы ДОУ предложения по совершенствованию организации работы по контролю за исполнением поручений, документов и резолюций.

IV. Ответственность. Порядок оценки труда работника

4.1. Личный помощник несет дисциплинарную и материальную ответственность за:

4.1.1. Нарушение положений нормативно-правовых актов, других документов и материалов по контролю за исполнением поручений, документов и резолюций (в части, касающейся его функций).

4.1.2. Невыполнение служебных указаний начальника службы ДОУ.

4.1.3. Нарушение режима обеспечения сохранности коммерческой тайны.

4.1.4. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.2. Основным критерием оценки труда личного помощника является полнота, своевременность и качество исполнения им должностных обязанностей в соответствии с настоящей инструкцией.

Оценку труда личного помощника уполномочен осуществлять начальник службы ДОУ. Полномочия начальника службы ДОУ по применению мер поощрения и взыскания в отношении личного помощника генерального директора определены соответствующей должностной инструкцией и Положением о материальном стимулировании работников предприятия.

С инструкцией ознакомлен:

--------------- --------------------------

(Подпись) (Фамилия, И.О.)

"_______"__________20_____ г.

Похожие статьи:

ИнструкцииДолжностная инструкция помощника заместителя генерального директора по внешним связям

ИнструкцииДолжностная инструкция помощника директора по общим вопросам

ИнструкцииДолжностная инструкция помощника бурильщика

ИнструкцииДолжностная инструкция административного помощника

ИнструкцииДолжностная инструкция помощника директора предприятия по социальным вопросам

Комментарии (0)

Нет комментариев. Ваш будет первым!