Должностная инструкция администратора офиса управления обеспечения операционной деятельности

Инструкции

194 Общие положения

194.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Администратора офиса, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX.

194.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

194.3 Переименование, ликвидация должности Администратора офиса, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

194.4 Администратор офиса непосредственно подчиняется Руководителю Административной группы УООД Департамента продаж.

194.5 У Администратора офиса подчиненных нет.

194.6 Администратор офиса может замещать Секретаря АГ УООД Департамента продаж на время его отсутствия.

На время отсутствия Администратора офиса его замещает Секретарь АГ УООД.

195 Цели и должностные обязанности

195.1 Деятельность Администратора офиса направлена на достижение следующих целей:

195.1.1Обеспечение внутреннего распорядка Управления обеспечения операционной деятельности, поддержание функций, необходимых для обеспечения работы сотрудников УООД;

195.1.2Планирование и контроль деятельности подразделений ДП;

195.1.3Техническое и хозяйственное обеспечение подразделений, входящих в структуру Департамента продаж.

195.2 Для достижения установленных целей Администратор офиса исполняет следующие обязанности:

195.2.1Обеспечивает работоспособность офисной техники (своевременная подача заявок диспетчеру ОСТО на ремонт и техническое обслуживание) и проведение ремонтных работ в помещении (стулья, двери, свет, мебель и т. п.);

195.2.2Обеспечивает сотрудников Департамента продаж необходимыми канцелярскими товарами (заказ и выдача);

195.2.3Подготавливает необходимые документы для командировок сотрудников Департамента продаж (согласно правилам оформления командировок сотрудников);

195.2.4Оформляет заказ визитных карточек для сотрудников Департамента продаж;

195.2.5Составляет и передает в отдел персонала XXX табеля учета рабочего времени сотрудников ДП;

195.2.6Осуществляет хранение и отслеживание форм УРВ, контроль за опозданиями без уважительных причин сотрудников ДП, предоставление ежемесячного сводного отчета по опозданиям;

195.2.7Контролирует состояние рабочих мест (комнат), находящихся в ведении подразделений ДП, осуществляет оптимизацию и подготовку рабочих мест сотрудников подразделений;

195.2.8Осуществляет контроль за резервированием переговорных комнат ОСК «Газон» для совещаний/заседаний/переговоров;

195.2.9Контролирует поддержание и развитие материально-технической базы ДП: отслеживание состояния материально-технических ценностей ДП (сохранность, исправность), своевременное обновление;

195.2.10 Оформляет и согласует финансовые СЗ;

195.2.11 Осуществляет ведение кадрового архива;

195.2.12 Ведет прием и переадресацию телефонных звонков;

195.2.13 Оформляет заказ медикаментов для аптечки ДП;

195.2.14 Осуществляет организацию переговоров;

195.2.15 Оформляет документы и выполняет поручения, касающиеся административно-хозяйственной деятельности ДП.

196 Показатели оценки деятельности

Деятельность Администратора офиса оценивается на основе следующих показателей:

3.1 Качество и достоверность отчетных документов (отчетов по выполненной работе);

3.2 Качество и своевременность выполнения возложенных настоящей должностной инструкцией обязанностей.

197 Общекорпоративные нормы

Деятельность Администратора офиса регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

197.1 Правила внутреннего трудового распорядка;

197.2 Стандарт предприятия «Деловой этикет. Корпоративный стандарт формы одежды»

197.3 DDD;

197.6 Положение о защите персональных данных работников XXX ;

197.7 Положение об Административной группе Управления обеспечения операционной деятельности XXX ;

197.8 Настоящая должностная инструкция.

198 Права

Администратор офиса имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:

198.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции;

198.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей компетенции.

199 Ответственность

Администратор офиса несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

- в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;

- в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

200 Требования к работнику при приеме на работу

Общие обязательные требования

7.1

Образование

Неполное высшее, высшее

7.2

Опыт работы

От 1 года

7.3

Профессиональные навыки

ПК - уверенный пользователь, знание офисной техники, владение основами документооборота

Специальные требования

7.4

Знание специального ПО, технических систем

MS Office (Word, Excel), электронная почта, Internet

201 Словарь специальных терминов и сокращений

Термин, сокращение

Определение термина, сокращения

8.1

АдмГ

Административная Группа

8.2

УООД

Управление обеспечения операционной деятельности

8.3

ДП

Департамент Продаж

Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного должностного лица.

202 Лист ознакомления

С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности. Копию должностной инструкции получил.

Похожие статьи:

ИнструкцииДолжностная инструкция Инженер по автоматизированным системам управления производством

ИнструкцииДолжностная инструкция ведущего специалиста группы управления хозяйственной деятельностью филиалов

ИнструкцииДолжностная инструкция директора управления банка (начальника самостоятельного отдела)

ИнструкцииДолжностная инструкция заместителя директора регионального управления

ИнструкцииДолжностная инструкция Инженер по организации управления производством

Комментарии (0)

Нет комментариев. Ваш будет первым!